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1965.10.14.De Banque Worms & Cie.Note de service
Le PDF est consultable à la fin du texte.
Note de service n° 1021
Ordinateur IBM 140
Documents de comptabilité espèces
Relations entre le service mécanographique et les services d’exploitation
Très prochainement, la totalité des opérations de comptabilité espèces francs et devises, sera prise en charge par l’équipement Ordinateur 1401.
Cette modification d’équipement n’apporte pas grand changement dans les disciplines de travail, cependant, les documents livrés par le service mécanographique se présenteront un peu différemment par rapport à ceux qui étaient fournis dans le passé.
1° Observations concernant les documents comptables établis par les services d’exploitation :
Les documents fournis par les services restent les mêmes aussi bien dans leur présentation que dans les renseignements fournis.
Nous désirons cependant attirer l’attention des services sur deux remarques importantes :
Première remarque : codes
Il est plus important que jamais de veiller à l’attribution d’un code compte exact, afin d’éviter de ralentir le travail de l’ordinateur par les « temps morts » consacrés à la rectification des erreurs.
Deuxième remarque : correction des dates de valeur
Jusqu’à présent, lorsqu’un service désirait apporter une correction à la date de valeur d’une écriture comptable passée, il se mettait directement en relation avec le service mécanographique qui modifiait la carte sans opération comptable particulière. Dès la parution de la présente note, il est demandé aux services de procéder à la modification des dates de valeur relatives à une écriture passée, en opérant une extourne comptable qu’il suffit de joindre dans la prochaine journée comptable à remettre au service mécanographique.
2°Observations concernant les documents de comptabilité fournis par le service ordinateur :
Les services d’exploitation reçoivent habituellement du service mécanographique trois types de documents :
- le brouillard des opérations journalières traitées par un service,
- une balance des comptes ou parfois des éléments de balance,
- des extraits de comptes éventuellement.
Présentation du brouillard qui sera livré prochainement aux services d’exploitation tous les jours :
Les renseignements sont de gauche à droite :
- la date
- le libellé de l’opération
- le code intérieur
- le code agence
- les mouvements débit
- la date de valeur
- les mouvement crédit
- le code du compte
- les codes anomalies
- le code devises éventuellement
En ce qui concerne les anomalies, voici le sens des codes :
1. faux code compte
2. faux code agence
3. faux code devises
4. fausse date d’opération
5. date de valeur peu vraisemblable
Toutes les erreurs signalées par les codes 1, 2, 3, 4 auront été rectifiées par les soins du service mécanographique au moment où les services recevront le brouillard.
En ce qui concerne le code 5, il s’agit d’une date de valeur peu vraisemblable car elle est antérieure ou postérieure de 15 jours à la date d’opération. Il appartient donc éventuellement aux services de procéder à une rectification sous forme d’extourne comptable.
Présentation de la balance des comptes :
La balance se présentera sous forme d’un imprimé où les zones sont marquée par des colonnes et désignées par des en-têtes qui sont dans l’ordre :
- le compte général
- le compte particulier avec la lettre de contrôle
- le solde débiteur
- l’intitulé en 25 colonnes
- le solde créditeur
- le solde compensé pour les comptes de tiers principaux
- la date du dernier mouvement du compte
Caractéristiques nouvelles :
En ce qui concerne les comptes généraux
Pour les comptes généraux relatifs aux comptes de tiers, nous présenterons séparément le total des soldes débiteurs et le total des soldes créditeurs, à l’exception du compte général 402 où nous nous trouvons placés devant une impossibilité technique.
En ce qui concerne la balance des comptes particuliers
Dans la zone « intitulé du compte », lorsqu’un client a plusieurs comptes pour lesquels on procède à l’impression du solde compensé, en regard de chacun des comptes compris dans le solde compensé figure une étoile.
Dans la balance des comptes particuliers, à la fin de chaque compte général nous trouvons :
- parfois une ligne intitulée « compte soldés », avec en regard un chiffre qui indique le nombre de comptes soldés
- en bas, à gauche, un chiffre indicatif du nombre des comptes précédant la ligne « comptes soldés »
- sous la zone « intitulé des comptes », un montant représentant le solde général du compte général concerné.
Ce solde général est affecté du signe « cr »si le solde est créditeur. Il n’y a pas de signe si le solde est débiteur.
Présentation de l’extrait quotidien :
Aucun commentaire. Ce document ressemble aux extraits utilisés jusqu’à présent du moins dans ses dispositions internes.
3° Notifications au service mécanographique de l’ouverture des comptes :
En ce qui concerne l’ouverture des comptes de tiers (400, 401, 402, 430, 435, 437, 562, 563, 564, 404 et 566), les renseignements relatifs à l’ouverture d’un compte nouveau font l’objet d’une communication au service mécanographique à l’initiative, soit du service des comptes, soit du département étranger (404, 566). Nous demandons à ces services d’apporter une grande attention à diffuser leurs notes d’informations dès l’attribution des codes comptes, ceci afin d’éviter que le service mécanographique ait à traiter un mouvement comptable intéressant un compte pour lequel il manque de renseignements.
En ce qui concerne les comptes généraux suivants :
|
409 (devises titres) |
462 |
505 |
|
422 |
466 |
506 |
|
423 |
490 |
507 |
|
450 |
491 |
508 |
|
451 |
500 |
509 |
|
452 |
501 |
565 |
|
453 |
502 |
567 |
|
455 |
503 |
568 |
|
456 |
504 |
569 |
les services d’exploitation qui détiennent les listes d’attribution des codes comptes particuliers voudront bien informer le service mécanographique de l’attribution d’un code en indiquant le code compte, le nom abrégé du compte (25 positions y compris les espèces de séparation), la devise.
Très prochainement, des documents normalisés d’ouverture de comptes seront mis à la disposition des services afin d’uniformiser la présentation des renseignements concernant l’ouverture des comptes.
Bien entendu, le service de Monsieur Masselier se tient à la disposition des services pour compléter éventuellement les renseignements et les indications qui viennent d’être exposés dans cette note.
Le 14 octobre 1965
Signé : illisible.