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1956.12.21.Du cdt Etienne Hallé - Worms CMC.Aux directeurs de la société.Instructions
Le PDF est consultable à la fin du texte.
Worms, Cie maritime et charbonnière
Société anonyme au capital de 750 millions de francs
Paris, le 21 décembre 1956
Cher Monsieur,
Faisant suite à la circulaire du siège social relative à la création de la Société Worms, Compagnie maritime et charbonnière, nous vous remettons ci-joint un exemplaire du "Journal spécial des sociétés françaises par actions, Le Quotidien juridique", du 18 ct. qui a publié, à la page 13, la constitution de la SARL et la transformation de celle-ci en société anonyme.
En raison de ce changement du cadre juridique dans lequel nous exerçons nos activités, un certain nombre de formalités sont à remplir tant à Paris qu'en province et nous vous en donnons ci-dessous un catalogue dans lequel nous espérons ne rien avoir omis d'essentiel.
Nous avons surtout voulu parer au plus pressé et nous vous demandons de ne pas hésiter à nous interroger sur tous les points qui vous paraîtraient obscurs et à nous signaler les omissions que nous aurions pu commettre ainsi que les particularités locales dont nous devrions tenir compte.
1° - Statuts - Ceux-ci sont à l'impression et dès leur réception, courant de la semaine prochaine, nous vous en adresserons quelques exemplaires.
2° - Publications légales - La direction financière du siège social s'en occupe en liaison avec Me Chalain, notaire à Paris. C'est pour permettre à ce dernier d'effectuer les insertions en province que nous vous avons demandé le nom et l'adresse d'un journal local d'annonces légales recommandé par vous. Nous aurions pu vous charger de ce travail mais en agissant comme nous l'avons fait nous avons voulu vous éviter les sollicitations des diverses feuilles locales auxquelles, si elles vous reprochent d'avoir choisi une telle, vous pourrez répondre que cela n'est point votre fait mais celui du notaire parisien.
Toutefois vous aurez soin de vous procurer sur place le nombre d'exemplaires que vous jugerez utile pour vos propres besoins et de nous en réserver vingt pour nos dossiers.
3° - Registre du commerce - Pour faire la déclaration de création, vous voudrez bien d'urgence vous procurer au greffe de votre tribunal de commerce et nous adresser (sans les remplir) trois formules de l'imprimé modèle B2 en nous disant si votre greffier exigera que la personne effectuant matériellement le dépôt de ces imprimés (lorsque nous vous les aurons renvoyés remplis par nous) soit pourvue d'une procuration spéciale.
Vous devrez en outre, dès à présent, vous procurer en ce qui vous concerne personnellement(car ces papiers vous seront demandés au greffe) un extrait de naissance et un bulletin n° 3 du casier judiciaire. Vous les conserverez par devers vous jusqu'au dépôt au greffe.
Enfin, pour éviter toutes recherches et toutes erreurs, nous vous demanderons de joindre, à l'envoi à notre adresse des imprimés, une petite fiche rappelant vos nom, prénoms, date et lieu de naissance.
Dès que nous le connaîtrons, nous vous indiquerons le numéro qui nous sera affecté au registre du commerce de la Seine.
4° - Inscription au Centre national de mécanographie -
Le nécessaire actuel est fait à Paris et nous vous ferons connaître dès que possible le numéro qui nous aura été affecté.
5° - Délégations de pouvoirs - Vous recevrez bientôt une délégation de pouvoirs du conseil d'administration et en vous l'adressant, nous vous ferons part des instructions spéciales nécessaires. Nous vous signalons toutefois dès maintenant que la formule "Par procuration" sera supprimée et que votre signature devra être précédée de la simple mention : "Le directeur".
6° - Formalités auprès des banques - Lorsque vous serez en possession de votre délégation de pouvoirs, vous ferez une démarche auprès des banques locales pour que les changements nécessaires soient effectués mais nous vous informons qu'il n'y aura aucun hiatus et que l'ancien système fonctionnera jusqu'au moment précis (et quel que soit celui-ci) où le nouveau système entrera en vigueur. Ceci est vrai en particulier pour les accréditifs ouverts au bénéfice de votre succursale auprès de la Société générale.
7° - Formalités autres des administrations - II vous appartient de rendre visite aux diverses administrations (Sécurité sociale et Allocations familiales - PTT - Contributions directes -Contributions indirectes - Douanes - SNCF - etc.), de leur annoncer la création de la nouvelle société et pratiquement de vous mettre d'accord avec chacune d'elles sur les formalités exactes à remplir pour que vous soyez absolument en règle mais nous vous donnons en particulier les conseils suivants :
a) A l'égard des Contributions directes, vous devrez exposer la situation au contrôleur de façon que, pour la patente notamment, il n'y ait pas de double emploi : La société Worms et Cie subsiste, elle reste propriétaire entre autres des immeubles. Vous devrez donc vous arranger avec les CD pour que par exemple une pièce de vos bureaux soit fictivement affectée à Worms et Cie mais il ne faut pas qu'au total vous payez plus qu'à l'heure actuelle (toutes bases étant égales évidemment) si ce n'est un droit fixe supplémentaire puisqu'il y aura 2 sociétés.
b) A l'égard des Indirectes, une déclaration d'existence doit être faite auprès du "chiffre d'affaires" et de la régie. Une lettre spéciale vous entretiendra du régime des acomptes provisionnels.
8° - Relations avec la clientèle - Celle-ci sera avertie par les publications légales ainsi que par des circulaires, en cours d'impression, dont nous vous adresserons des exemplaires au début de janvier.
9° - Groupements professionnels et divers - Nous vous conseillons d'adresser une lettre particulière à chacun d 'eux. (Le texte vous en sera communiqué demain.)
10° - Rapports avec le personnel - Vous voudrez bien lui faire part de vive voix des changements intervenus et lui dire que, pratiquement et matériellement, rien n'est changé dans son statut.
11° - Imprimés divers - Dans toute la mesure du possible, vous devrez utiliser jusqu'à épuisement les imprimés actuels en leur apposant un cachet s'inspirant de celui qui figure en tête de cette circulaire.
Les "têtes de lettres" seules devront être d'un nouveau modèle. Vous pourrez utiliser les anciennes dans votre correspondance avec nous et avec nos autres succursales. Pour gagner du temps nous avons nous-mêmes fait imprimer ici les quantités de dépannage que vous nous avez indiquées nécessaires pour une durée de 6 mois. L'imprimeur vous les adressera directement en deux fois : un paquet-poste de 500 dès cette semaine, le solde par colis postal la semaine prochaine.
Comme il a fallu aller vite nous avons dû faire faire un tirage en typographie. Le tirage définitif devra être de meilleure présentation et nous vous en ferons connaître ultérieurement le modèle pour que, par la suite, vous puissiez continuer à vous approvisionner sur place. Vous aurez à inscrire à la machine ou au tampon les numéros de registre du commerce quand ils seront connus.
12° - Cautions - Toutes les cautions données ou reçues devront être refaites avec les nouvelles caractéristiques et de telle façon qu'il n'y ait pas de solution de continuité entre les anciennes et les nouvelles. En attendant vous continuerez à utiliser pour vos opérations les cautions au nom de MM. Worms & Cie.
13° - Agrément en douane - Nous faisons le nécessaire et vous tiendrons au courant.
14° - Assurances - Nous vous écrirons spécialement à ce sujet.
15° - Publicités diverses - Les clichés seront évidemment à refaire et vous voudrez bien nous soumettre vos propositions.
16° - Baux et locations - Nous vous entretiendrons de cette question ultérieurement.
17° - Machines à affranchir - Nous ferons le nécessaire ici auprès de la société Havas.
18° - Comptabilité - Des instructions ultérieures vous seront passées à ce sujet.
Veuillez agréer, Cher Monsieur, l'expression de nos meilleurs sentiments.
Le directeur général des Services maritimes
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